اتوماسیون اداری: گامی هوشمندانه به سوی آینده‌ای کارآمدتر در صنعت سلامت
در دنیای پررقابت امروز، سازمان‌ها برای حفظ جایگاه و پیشرفت مداوم خود، نیازمند تحول، چابکی و نوآوری هستند. نرم افزار اتوماسیون اداری، به عنوان ابزاری هوشمند و کارآمد، در مسیر تحول سازمانی نقشی کلیدی ایفا می‌کند. اتوماسیون اداری با یکپارچه‌سازی و خودکارکردن فرآیندهای اداری، علاوه بر ارتقای بهره‌وری، زمینه تغییرات سازمانی را فراهم می‌کند.
در سازمان‌های بزرگ به ویژه سازمان‌های دولتی، حجم انبوه اسناد و مدارک باعث شده است فرآیندهای اداری پیچیده شده و گردش کار به عنصری فرساینده در سازمان تبدیل شود. به همین دلیل، سرعت پیشرفت و بهبودها در این سازمان‌ها کند بوده و در بعضی مواقع غیرقابل ردیابی می‌گردد. اتوماسیون اداری با نفوذ به این ساختار سنتی، نظم و انضباطی نوین به سیستم سازمان‌ها می‌بخشد. به طور مثال، فرایندهای کاغذی با گردش کار الکترونیکی جایگزین شده و فرایند درخواست‌ها و مجوزها، بسیار هموارتر می گردد.
در دنیای جدید سازمانی، مدیریت بایگانی و اسناد، از کابوسی آزاردهنده به یک منبع برای تصمیم‌گیری تبدیل شده است. اسناد و داده‌های قسمت‌های مختلف به طور منظم و به صورت کدگذاری شده در بستری امن، در پایگاه داده‌ها ذخیره و دسته‌بندی می‌شوند. برای دسترسی به این داده‌ها، کافی است با چند کلیک یا جستجوی ساده در پایگاه اطلاعاتی، به سرعت به داده‌های مورد نظر خود دسترسی داشته باشید.
برگزاری جلسات الکترونیکی با نظمی بی نظیر برگزار شده و نتایج جلسات به طور خودکار ثبت می‌گردد. بهترین قابلیت این نوع ثبت صورت جلسات، امکان اشتراک آنها در بستر وب است.
علاوه بر خودکارسازی وظایف، مهم‌ترین کاربرد اتوماسیون اداری، تحلیل داده‌های انبوه و کمک به تصمیم‌گیری‌هایی آگاهانه‌تر است. این ابزار هوشمند با اتکا به اتوماسیون اداری، به سازمان شما چهره‌ای جدید و قابلیت‌های بیشتری خواهد داد. یکی از حوزه‌هایی که در سال‌های اخیر از اتوماسیون اداری در بهبود فرایندهای خود استفاده کرده، صنعت سلامت و مراکز مراقبتی و پزشکی است.
جدول مقایسه سازمان ها با اتوماسیون اداری و بدون آن
| فرآیند | مرکز بهداشتی بدون اتوماسیون اداری | مرکز بهداشتی دارای اتوماسیون اداری |
| برنامه ریزی نوبت | – اجبار به استفاده از دفتر یا تقویم برای ثبت نوبت پزشکان- احتمال خطا در نوبت دهی یا تداخل در نوبت- اتلاف وقت کارکنان و عصبانیت بیماران | -استفاده از سیستم آنلاین ثبت نوبت پزشکان- کاهش خطا در نوبت دهی و تداخل نوبت‌ها- کاهش زمان انتظار بیماران |
| مدیریت پرونده بیمار | خطر گم‌شدن پرونده‌های کاغذی- جستجوی سخت در اطلاعات بیمار- گم‌شدن یا آسیب دیدن پرونده‌ها – اشتباهات ناشی از دستخط نا خوانا و عدم رضایت بیماران | صدور پرونده های الکترونیکی- جستجوی آسان اطلاعات در لیست بیماران- ذخیره سازی آسان پرونده ها و افزایش امنیت اطلاعات- کاهش خطاهای ناشی از اشتباه در ثبت یا دست خط ناخوانا |
| مدیریت دارو | اجبار به ثبت دستی نسخه‌ها و سفارش دارو- احتمال خطا در نسخه‌نویسی و ثبت سفارشات- امکان کمبود یا مازاد دارو | قابلیت استفاده از سیستم نرم افزاری برای ثبت و مدیریت داروها- کاهش خطا در نوشتن نسخه ها و دستورات دارویی – امکان بهینه سازی موجودی دارو و پیش بینی کمبودهای دارویی |
| مدیریت صورتحساب | صدور صورتحساب‌ها به صورت کاغذی- پیگیری پرداختی‌ها به صورت دستی- احتمال خطا در محاسبات صورتحساب‌ها و پرداخت‌ها | توانایی صدور صورتحساب با استفاده از سیستم نرم افزاری- پیگیری خودکار پرداخت‌ها- کاهش خطا در ارائه صورتحساب‌ها و پرداختی‌ها |
| ارتباط با بیمار | امکان تماس تلفنی یا هماهنگی برای ملاقات حضوری با بیماران- دشوارترشدن دسترسی به اطلاعات بیمار- پیگیری مراقبت‌ها دشوارتر | استفاده از برنامه اطلاع رسانی و پورتال بیماران- امکان دسترسی آسان به اطلاعات بیماران برای کادر درمان یا خود بیمار- سهولت در پیگیری روند درمان و مراقبت‌ها |
در حالی که مزایای بالقوه زیادی برای استفاده از اتوماسیون اداری برای بهبود صنعت سلامت وجود دارد، با چالش‌هایی نیز رو به رو است که باید در سیستم اداری در نظر گرفته شود. به عنوان مثال، اتوماسیون اداری با خودکارسازی وظایفی که در حال حاضر توسط انسان‌ها انجام می‌شوند، باعث عدم نیاز به بسیاری از کارمندان می‌شود. علاوه براین، اتوماسیون اداری با کم‌کردن ارتباطات منجر به انزوا و حس بیگانگی در میان کارکنان می‌گردد و روابط آنها به صورت انلاین و رو در رو صورت می‌گیرد.
ارتباط سلامت و اتوماسیون اداری
سیستم‌های اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS، نقش غیر قابل اغماضی در افزایش کیفیت خدمات ارائه شده در صنعت سلامت و مراقبت‌های بهداشتی ایفا می‌کنند. در ادامه چند نمونه از اثار و نتایج این سیستم‌ها در صنعت درمانی را بیان می‌کنیم.
بهبود کیفیت مراقبت: ماژول فرایندساز سیستم اتوماسیون اداری برای خودکارسازی بسیاری از وظایف خسته کننده و وقت‌گیر در مراقبت‌های بهداشتی می تواند استفاده گردد که ضمن کاهش خطا، از اتلاف و خستگی نیروی انسانی جلوگیری می‌نماید. فرایندهایی مانند برنامه‌ریزی قرار ملاقات های بیماران، نوبت دهی، وارد کردن اطلاعات و سوابق بیماران و سیستم تجویز دارو.
این خودکارسازی باعث می شود، زمانی که پرسنل می‌توانند برای تمرکز بر مراقبت از بیمار صرف می‌کنند در قسمت‌های با اهمیت‌تر صرف کرده و تعداد خطاها کاهش یابد که در نهایت منجر به بهبود کیفیت و افزایش رضایت بیماران و کادر درمان می‌گردد.
افزایش کارایی: نرم افزار اتوماسیون با استانداردسازی فرآیندهای درمانی و مراقبتی، کمک می‌کند که اطلاعات به سادگی و به سرعت در دسترس کادر درمان قرار گرفته و خدمات ارائه شده با کارایی بیشتری ارائه گردد. این خودکارسازی در نهایت منجر به کاهش زمان انتظار بیماران، بهبود گردش روند درمان و در نهایت باعث کاهش هزینه‌های مالی و روانی خواهد شد.
بهبود ایمنی بیمار: یکی از فواید اتوماسیون سازی به ویژه در دوران کرونا، سهولت در اجرای پروتکل های ایمنی است و دیگر نیاز به حضور تمامی کارکنان مراکز بهداشتی به صورت حضوری نبوده و با کمترین دخالت انسانی و کاهش خطرات مرتبط با مراقبت های بهداشتی صورت می‌پذیرد. به عنوان مثال، اتوماسیون اداری بدون حضور دکتر داروخانه و با امکان کنترل داروهای بیماران به صورت اتوماتیک، در دوز صحیح و در زمان مناسب، لیبل زده و ارائه گردد.
مثال‌هایی از اثرگذاری اتوماسیون اداری در عملکرد سازمانی
همانطور که در بالا اشاره شد، اتوماسیون اداری در قسمت های مختلف مدیریت سازمان ها تاثیر گذار است. این تاثیرات فقط به صنعت سلامت محدود نشده و در سایر کسب و کارها نیز ثابل استفاده خواهد بود. در ادامه چند نمونه از این مثال ها لیست شده است:
- مدیریت درخواست‌ها و مجوزها: به جای پر کردن فرم‌های کاغذی و ارسال آنها بین بخش‌های مختلف، از گردش کار الکترونیکی برای خودکارسازی این فرآیند استفاده می‌کند. این کار باعث سرعت بخشیدن به پردازش درخواست‌ها شده و خطاهای انسانی کاهش می یابد.
- مکاتبات اداری: با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری برای ارسال و دریافت نامه‌های الکترونیک به جای ارسال ایمیل یا نامه‌های کاغذی، ارتباطات بین بخش‌های مختلف سازمان کارآمدتر شده و در زمان صرفه‌جویی می شود.
- گزارش‌دهی: از سیستم اتوماسیون اداری برای تولید گزارش‌های خودکار به جای تهیه گزارش‌های دستی، می‌توان استفاده کرد. این کار باعث می‌شود تا مدیران به سرعت و به آسانی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.
- مدیریت چرخه عمر اسناد: از سیستم اتوماسیون اداری برای مدیریت چرخه عمر اسناد، از جمله ایجاد، ویرایش، تأیید و امحای آنها استفاده می کنند. این کار باعث افزایش اطمینان به روز و دقیق بودن اسناد و بررسی تطابق با مقررات می گردد.
- برنامه‌ریزی و ثبت صورتجلسه: ثبت صورتجلسه جلسات و به اشتراک‌گذاری آنها با شرکت‌کنندگان، باعث می‌شود تا اطمینان از اگاهی از تصمیمات گرفته شده در جلسات داشته باشید.
- محول کردن وظایف: برای محول کردن وظایف به کارکنان، تعیین ضرب‌الاجل و پیگیری پیشرفت آنها از سیستم اتوماسیون اداری می توان استفاده کرد. این کار باعث افزایش آگاهی و پاسخگویی کارکنان خواهد بود.
- مدیریت زمان: از سیستم اتوماسیون اداری برای ردیابی زمان صرف شده برای هر وظیفه استفاده کرد. این اطلاعات می‌تواند برای شناسایی ناکارآمدی‌ها و بهبود فرآیندها مورد استفاده قرار گیرد.
اینها تنها چند نمونه از اتوماسیون اداری در مدیریت سازمان هست که بر بهره‌وری اثرگذار است. توجه به نیازها و الزامات خاص هر سازمان، باعث می گردد از سیستم‌های اتوماسیون اداری برای خودکارسازی طیف گسترده‌ای از وظایف اداری استفاده کرد.
در اخر لازم به ذکر است که اتوماسیون اداری یک ابزار است و به تنهایی نمی‌تواند سلامت یک سازمان را تضمین کند. برای بهره‌مندی کامل از مزایای اتوماسیون، سازمان‌ها باید آن را با دقت اجرا کرده و با تغییرات سازمانی و فرهنگی لازم همراه کنند.
در نهایت، بهترین راه برای تعیین اینکه آیا یک نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان شما مناسب است یا خیر، تماس با ارائه دهنده آن است تا در مورد نیازها و الزامات خاص خود با انها صحبت کنید. در اینجا منبع اضافی وجود دارد که می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نرم افزار اتوماسیون اداری فریار برای صنعت سلامت از آنها استفاده کنید:
| راهنمای خرید نرم‌افزار مدیریت فرایند: رویکردها، گزینه‌ها و نکات کلیدی انتخاب نرم افزار BPMS
|
نتیجه گیری
اتوماسیون به کاهش هزینه های مراقبت های بهداشتی با خودکارسازی وظایف، بهبود کارایی و کاهش خطاها کمک کند. با اتوماسیون، فرآیندها به طور چشمگیری کارآمدتر می‌شوند، رضایت‌مندی کارکنان افزایش می‌یابد و منابع به طور بهینه‌تر تخصیص داده می‌شوند. اتوماسیون اداری، کلید عبور به دنیایی از فرصت‌ها و نوآوری‌هاست. دنیایی که در آن، سازمان شما با چابکی و پویایی در مسیر تعالی گام برمی‌دارد.