اگر هر کتاب و یا مقاله را در مورد موفقیت و پیشبرد اهداف خوانده باشید و یا ویدیویی را در این مورد دیده باشید قطعاً بار‌ها و بار‌ها با اهمیت برنامه‌ریزی مواجه شده‌اید! برنامه‌ریزی و مدیریت زمان و منابع از مهمترین کار‌هایی است که انسان برای پیشبرد هر هدفی باید در نظر داشته و حتماً به آن توجه ویژه‌ای کند. برایان تریسی نویسنده معروف حوزه موفقیت و کسب و کار می‌گوید: برنامه و هدفی که نوشته نشود صرفاً یک آرزو و خیال است.
بی‌برنامگی و عدم انضباط در کار‌ها نتیجه‌ای به جز شکست برای شما به بار نخواهد آورد؛ حال چه کار شما برنامه‌ریزی عادی برای یک روز عادی باشد چه برنامه‌ریزی برای انجام یک پروژه مهم و حیاتی در هر صورت، کار باید طبق برنامه‌ای مکتوب و مدیریت شده پیش برود. از همین رو شرکت مایکروسافت بزرگترین غول نرم‌افزاری جهان مثل همیشه نرم‌افزاری کاربردی و مناسب با عنوان “Microsoft Project” که به اختصار آن را نرم افزار MSP می نامیم برای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه به شکلی بسیار حرفه‌ای تدوین و روانه بازار کرده است که در این مقاله قصد داریم در مورد این نرم‌افزار بیشتر با شما صحبت کنیم پس تا انتها با ما همراه باشید.
مدیریت پروژه چیست؟
پیش از این که درمورد نرم افزار MSP صحبت کنیم بهتر است تا کمی در مورد فلسفه این نرم‌افزار و مقاصد آن با شما سخن بگوییم. تعریف مدیریت پروژه به صورت آکادمیک به این صورت است: فرآیند برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل و برسی پیشرفت یک پروژه را مدیریت پروژه گویند. این حرفه امروزه به قدری اهمیت دارد که یک رشته دانشگاهی برای آن ساخته و افراد در مقاطع مختلف مشغول به تحصیل در این رشته می‌شوند.
در تعریف این دانش، پروژه معانی مختلفی دارد. از پروژه ساخت و ساز یک ساختمان گرفته تا روند یک تحقیقات مهم و حتی طراحی یک پروژه دانشجویی همگی پروژه هستند و بسته به سطح و دشواریشان نیازمند توجه و مدیریت می‌باشند و اینکه تا چه حد برای یک پروژه حساسیت به خرج داده شود بسته به اهمیت آن پروژه و همینطور تخصص مدیر یا تیم مدیریت پروژه می‌باشد.
معرفی نرم افزار MSP
حال که در مورد پروژه و اهمیت مدیریت آن نکاتی را متوجه شدید باید بدانید که نرم افزار MSP یکی از حرفه‌ای‌ترین و پر امکانات‌ترین نرمافزارهای مدیریت پروژه در جهان می‌باشد که برای مقاصد مختلف استفاده می‌شود.
نرم افزار MSP نزدیک به 10 سال است که وارد ایران شده اما امروزه خیلی بیشتر از ۱۰ سال پیش از آن استفاده می‌شود؛ در تمام این مدت به روز‌رسانی‌های مختلفی از سمت شرکت مایکرؤسافت برای این نرم‌افزار منتشر شده که روز به روز این نرم‌افزار را بهتر و حرفه‌ای‌تر می‌کند.
البته باید توجه داشته باشید که بحث مدیریت پروژه تنها محدود به نرم افزار MSP نبوده و سالیان سال است که انسان سعی در مدیریت پروژه‌های خود دارد حتی می‌توان سازمان یافتگی و با برنامگی کار را در پروژه‌های مربوط به دوره‌های باستانی هم مشاهده کرد.
بنابراین نباید تنها ذهنیت خود را برای مدیریت پروژه معطوف به این نرم‌افزار کنید اما این نرم‌افزار می‌تواند به عنوان یک ابزار نوین و بسیار حرفه‌ای کار شما را راحت‌تر کرده و در این مسیر کمک‌های بسیاری به شما کند.
نرم‌افزار MSP در سری نرمافزارهای محبوب و کاربردی مایکروسافت آفیس قرار دارد و لازم به ذکر است که این نرم‌افزار برای اولین بار در سال ۱۹۸۴ و برای سیستم عامل DOS تولید شد و بعد‌ها به صورت توسعه یافته‌تر برای سیستم عامل ویندوز و همینطور مک نیز ارائه شد اما متأسفانه این نرم‌افزار سازگاری مناسبی با سیستم عامل مک را ندارد اما راهکار‌های موجود هستند که شما می‌توانید بر روی سیستم‌عامل پراستفاده مک نیز از نرم‌افزار MSP استفاده کنید.
از مهمترین ویژگی‌های مثبت نرم‌افزار MSP می‌توان به این موضوع اشاره کرد که هر چقدر هم حجم داده و اطلاعات پروژه شما بالا باشد ابدا نیاز به این ندارید که اسکرول کرده و یا به دنبال اطلاعات پروژه خود باشید بلکه ستون‌ها و پنجره‌هایی مخصوص این کار در نرم‌افزار گذاشته شده‌اند تا شما به راحتی بتوانید به تمام اطلاعاتتان دسترسی داشته باشید. همینطور وجود ساختار درختی یا آبشاری برای فعالیت‌های انجام شده از دیگر ویژگی‌های بسیار برجسته این نرم‌افزار است.
علل محبوبیت نرم افزار MSP
- محیط کاربر پسند و حرفه‌ای
- کاربرد آسان در عین حرفه‌ای
- ارتباط کاربردی با سایر نرمافزارهای آفیس
- ایجاد بستر همکاری برای تیم‌ها
- ترسیم نقشه راه دقیق و منظم
- نمایش پروژه با جلوه‌های مختلف
- قدرت فوق العاده نرم افزار و عدم بروز باگ و مشکل
- ارائه اطلاعات دقیق پروژه مانند:
- ارائه فواصل زمانی
- ارائه هزینه‌های مالی
- ارائه وضعیت سود یا ضرر پروژه
- تعیین نیروی انسانی مورد نیاز
- تعیین مصالح و منابع مورد نیاز
- ارائه تاخیرهای زمانی
و بسیاری موارد دیگر که نرم افزار MSP را به بهترین گزینه برای امر مدیریت پروژه تبدیل می‌کند. همانطور که پیشتر ذکر شد پروژه انواع مختلفی داشته و به تبع آن مدیریت پروژه نیز انواع مختلفی دارد.
جدای از تمام ویژگی‌ها و مزایای گفته شده برای این نرم‌افزار باید حتماً در نظر داشت این نرم‌افزار تنها برای یک قصد خاص نبوده و برای مدیریت هر پروژه‌ای حتی پروژه‌های دانشجویی نیز می‌توان از این نرم‌افزار استفاده کرد.
همینطور قدمت بالای این نرم‌افزار باعث رواج آن و توسعه یافتگی هر چه بیشتر شده که به همین دلیل تمام مراجع آموزشی این نرم‌افزار را در نظر داشته و چه به زبان فارسی و غیرفارسی آموزش‌های زیادی برای این نرم‌افزار به صورت رایگان و یا غیر رایگان در سطح اینترنت وجود دارد.
ولی با وجود تمام مزایای نرم افزار MSP باید معایب بسیار کوچکی نیز که به این نرم‌افزار وارد است را گفت. کار کردن با این نرم‌افزار کار خیلی سختی نیست اما اینکه چقدر پروژه را بهینه ببندیم و مدیریت کنیم بستگی به مهارت ما در کار کردن با این نرم‌افزار دارد. همینطور قیمت نسخه اورجینال این نرم‌افزار قدری بالا بوده و برای کاربران ایرانی که مقاصد غیر تجاری دارند به صرفه نخواهد بود و همینطور این نرم‌افزار تنها برای ویندوز ارائه می‌شود و در صورتی که از سیستم عامل‌های دیگری استفاده می‌کنید باید از نسخه آنلاین نرم‌افزار استفاده کنید.
همچنین باور‌های غلط بسیاری در مورد این نرم‌افزار موجود است به مانند اینکه کار کردن با این نرم‌افزار بسیار دشوار است و یا حتماً نیاز به تحصیلات آکادمیک دارد و یا اینکه این نرم‌افزار تنها برای پروژه‌های حوزه عمران استفاده می‌شود و موارد این چنینی که همگی غلط بوده و کار کردن با این نرم‌افزار آنچنان هم سخت نیست و نیازی به تحصیلات آکادمیک ندارد و همانطور که پیشتر گفته شد برای مدیریت تمام پروژه‌ها کاربرد دارد.
کلام پایانی
در این مقاله سعی شد تا فارغ از اصطلاحات و کلمات و معانی تخصصی به تشریح و توضیح نرم افزار MSP یا همانMicrosoft project بپردازیم تا شما عزیزان علاوه بر شناخت این نرم‌افزار با کاربرد‌ها و همینطور تاریخچه آن آشنا شوید.
برای آشنایی با مفاهیم تخصصی در مورد این نرم‌افزار و همینطور دریافت آموزش نرم افزار مدیریت پروژه MSP می‌توانید به بخش آموزش وب سایت ساختمون 24 مراجعه کرده و اطلاعات خود را در این زمینه تکمیل کنید.